Outbound und KI-Agent füllen die Vertriebspipeline

Hinweis: Dies ist ein anonymisierter, illustrativer Beispiel-Case. Branche, Kennzahlen und Zitat sind plausibel, aber fiktiv und beschreiben keinen konkreten Kunden. Er zeigt, wie ein typisches Projekt dieser Art bei uns abläuft.

Ausgangslage

Ein mittelständischer B2B-Dienstleister aus Süddeutschland mit etwa 35 Mitarbeitenden und rund 6 Mio. € Umsatz war über Jahre solide aus Empfehlungen und Bestandskunden gewachsen. Neukundengeschäft entstand eher zufällig als planbar.

Mit dem Ziel zu wachsen geriet das Unternehmen an eine Grenze: Der Empfehlungsstrom reichte nicht mehr aus, um die Vertriebsziele zu erfüllen, und ein verlässlicher Weg, aktiv neue Kontakte aufzubauen, fehlte.

Engpass

Der Vertrieb war ausgelastet – aber mit den falschen Tätigkeiten. Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit floss in das Zusammensuchen von Ansprechpartnern, das Schreiben einzelner Erstansprachen und das Nachfassen. Für die eigentlichen Verkaufsgespräche blieb zu wenig Zeit.

Hinzu kam ein Bruch in der Außenwirkung: Die Website wirkte veraltet und vermittelte nicht die Kompetenz, die das Unternehmen im Gespräch belegen konnte. Interessenten, die nach einer Ansprache die Website besuchten, sprangen häufig wieder ab.

Hebel

Wir haben den Erstkontakt systematisiert und einen Großteil der Vorarbeit automatisiert. Statt manueller Einzelansprache läuft heute ein strukturierter Outbound-Prozess, der durch einen KI-Agenten unterstützt wird. Parallel haben wir die Website so überarbeitet, dass sie die durch Outbound geweckte Aufmerksamkeit auch in Anfragen umwandelt.

So verschiebt sich die Vertriebsarbeit von Recherche und Tippen hin zu Gesprächen mit vorqualifizierten Interessenten.

Umsetzung

• Cold Outreach: Aufbau eines sauberen, rechtlich abgesicherten Outbound-Prozesses mit klar definierter Zielgruppe, mehrstufiger Ansprache und systematischem Nachfassen.
• KI-Agenten: Ein Agent recherchiert passende Ansprechpartner, bereitet die Personalisierung vor und qualifiziert eingehende Antworten vor, sodass nur relevante Gespräche beim Vertrieb landen.
• Webentwicklung: Überarbeitung der Website mit Fokus auf Glaubwürdigkeit und klaren Handlungsaufforderungen, damit angesprochene Interessenten beim Besuch auch konvertieren.

Der Prozess wurde schrittweise eingeführt und gemeinsam mit dem Vertriebsteam getestet, statt ihm ein fertiges System überzustülpen.

Ergebnis

Der Vertrieb erhält heute planbar vorqualifizierte Gespräche, statt jede Woche aufs Neue mit der Recherche zu beginnen. Die Zeit für den Erstkontakt sank deutlich, während die Zahl der qualifizierten Termine spürbar stieg.

Wichtiger als jede einzelne Zahl ist der Wechsel von zufälligem zu planbarem Neugeschäft. Die in den KPIs ausgewiesenen Werte sind illustrativ und stehen für die Größenordnung, die ein solches Projekt erreichbar macht.